Cerrato, Simona

Strategic research communication has found an increasing recognition in recent years. Research infrastructures (RIs) are called upon to effectively communicate the scientific research they foster in order to ensure that they attract users and their findings may influence both policy-makers and society at large. Not to mention that many funding bodies are making communication a requirement when it comes to allocating research funds. The current paper reflects on the experience of developing a communication strategy for the European research infrastructure EPOS (European Plate Observing System) and highlights some challenges and best practices to set up and maintain the critical links between people, ideas and information that are vital for the success of every communication plan.

Questa relazione condensa il lavoro svolto da Sissa Medialab nell’ambito del progetto per la formulazione di una proposta di un Piano di comunicazione di INGV Terremoti tra settembre 2012 e marzo 2013. Precisiamo che questa relazione si riferisce esclusivamente a INGV Terremoti e non dell’ente INGV nella sua complessità. INGV Terremoti — non essendo ancora stata costituita l’omonima struttura al momento del lavoro che ha portato alla stesura della presente relazione — comprende i ricercatori che si occupano di comunicazione nell’ambito della sismologia nel CNT e nelle sezioni di Roma1, Amministrazione Centrale, Bologna e Milano. In alcune parti è risultato difficile separare ciò che è di pertinenza esclusiva di INGV Terremoti da ciò che riguarda INGV complessivamente, e tale difficoltà verrà segnalata. La presente relazione si basa anche sul precedente lavoro svolto a giugno 2011 e presentato nel report La comunicazione della scienza all’Istituto Nazionale di Geofisica e Vulcanologia (31 ottobre 2011, http://hdl.handle.net/2122/7944) e presenta: Capitolo 2. Introduzione al Piano di comunicazione di INGV Terremoti, che illustra le funzioni e le procedure di un Ufficio di Comunicazione modello. Capitolo 3. Analisi dello stato attuale della comunicazione, che presenta le attività, le iniziative e i prodotti attualmente realizzati da INGV Terremoti con un’analisi degli ambiti di intervento e, dove possibile, delle risorse utilizzate. Capitolo 4. Elementi del Piano di comunicazione di INGV Terremoti, che definisce gli obiettivi principali, la mission e linee guida che dovrebbero informare la comunicazione. Capitolo 5. Struttura e funzioni dell’Ufficio Comunicazione, che presenta uno schema di come potrebbero essere organizzate le attività di comunicazione di INGV Terremoti nell’ambito di un contesto più generale. A questa relazione potrà essere affiancato un piano di formazione interna come elemento strategico e innovativo nell’ambito della comunicazione di INGV Terremoti, dedicato in particolare ai processi di valutazione e dei parametri per misurare l'impatto delle azioni intraprese secondo la logica della formative evaluation. Il lavoro è stato impostato secondo criteri di project management che rendono possibile la gestione razionale del progetto in tutta la sua complessità, il rispetto delle consegne e dei tempi e la condivisione con un ampio gruppo di collaboratori.

A devastating earthquake was predicted to hit Rome on May 11, 2011. This prediction was never officially released, but it grew on the internet and was amplified by the media. It was erroneously ascribed to Raffaele Bendandi, an Italian self-taught natural scientist who studied planetary motions and related them to earthquakes. Indeed, around May 11, 2011, there was a planetary alignment, and this fed the credibility of the earthquake prediction. During the months preceding May 2011, the Istituto Nazionale di Geofisica e Vulcanologia (INGV) was overwhelmed with requests for information about this prediction, by the inhabitants of Rome and by tourists. Given the echo of this earthquake prediction, on May 11, 2011, the INGV decided to organize an Open Day at its headquarters in Rome, to inform the public about Italian seismicity and earthquake physics. The Open Day was preceded by a press conference two days before, to talk with journalists about this prediction, and to present the Open Day. During this ‘Day’, 13 new videos were also posted on our YouTube/INGVterremoti channel to explain earthquake processes and hazards, and to provide periodic updates on seismicity in Italy from the seismicity monitoring room. On May 11, 2011, the INGV headquarters was peacefully invaded by over 3,000 visitors, from 10:00 am to 9:00 pm: families, students with and without teachers, civil protection groups, and many journalists. This initiative that was built up in a few weeks has had very large feedback, and was a great opportunity to talk with journalists and people about earthquake prediction, and more in general about the seismic risk in Italy.

Fin dal 2010, un terremoto devastante era stato previsto per l’11 maggio 2011 a Roma. La previsione era stata erroneamente attribuita a Raffaele Bendandi, uno studioso autodidatta di scienze naturali, originario di Faenza e vissuto fra il 1893 e il 1979. Nei mesi precedenti, l’Istituto Nazionale di Geofisica e Vulcanologia (INGV) aveva ricevuto un notevole numero di richieste d’informazioni non solo da parte dei residenti a Roma, ma anche da parte di turisti e pendolari. Con l’approssimarsi del mese di maggio, cresceva l’attenzione della popolazione e dei media. L’INGV ha quindi deciso di organizzare un Open Day presso la propria sede di Roma per consentire al pubblico di approfondire la conoscenza del terremoto come fenomeno naturale e di avere informazioni sulla sismicità e pericolosità sismica italiana. L’Open Day è stato preceduto da una conferenza stampa, con lo scopo di presentare l’iniziativa e di avviare una discussione scientifica con i giornalisti sulla previsione dei terremoti e sul rischio sismico in Italia. Più di 30 giornalisti di quotidiani nazionali e locali, tv, agenzie di stampa e testate web hanno partecipato alla conferenza stampa e centinaia di articoli sono apparsi nei giorni successivi, pubblicizzando l’Open Day dell’11 maggio. L’INGV ha aperto la propria sede al pubblico per tutto il giorno e ha organizzato incontri con i ricercatori, visite guidate della Sala di Monitoraggio Sismico e delle mostre interattive sui terremoti e sul campo magnetico terrestre, conferenze su temi di carattere generale, quale l’impatto sociale della diffusione di voci incontrollate e la riduzione del rischio sismico. Durante la giornata sono stati inoltre inseriti sul canale YouTube/INGVterremoti 13 nuovi video per spiegare come e perché avviene un terremoto e per fornire aggiornamenti periodici sulla sismicità in Italia dalla Sala di Monitoraggio Sismico. L’11 maggio, dalle 10 del mattino alle 9 di sera, la sede INGV è stata pacificamente invasa da oltre 3000 visitatori: famiglie, scolaresche con e senza insegnanti, gruppi di protezione civile e molti giornalisti. L’iniziativa, costruita in poche settimane, ha avuto notevole risonanza ed è stata un’importante occasione per fare informazione capillare sul rischio sismico.

Questo report descrive il lavoro del seminario del 20-21 giugno 2011, che grazie alla produttiva collaborazione dei partecipanti, ci ha permesso di avere un’idea complessiva e approfondita delle attività di comunicazione dell’Istituto Nazionale di Geofisica e Vulcanologia (INGV), delle criticità a esse connesse, e del loro possibile sviluppo coordinato nel quadro di un piano di comunicazione a medio termine. Gli incontri precedenti di maggio 2011 e ottobre 2010, e la visione di molti dei materiali prodotti da INGV in questi ultimi anni, hanno completato il quadro. L’INGV è sempre stato molto attivo nella comunicazione della scienza rivolta a pubblici di ogni genere. L’Istituto, infatti, nella sua sede di Roma ma anche nelle sezioni presenti in altre città e nelle sedi distaccate produce pubblicazioni e materiali video e multimediali; organizza programmi didattici; produce mostre interattive e gestisce collezioni museali; è spesso presente nei media, non solo in tempi di emergenza ecc. A questo si aggiunge il lavoro dell’ufficio stampa, che è uno degli elementi che compongono l’immagine pubblica di un ente e contribuiscono a farne conoscere la vita e i risultati. Come in quasi tutti gli altri istituti di ricerca italiani, data la relativa giovinezza della comunicazione della scienza come campo di intervento professionale, le diverse attività sono nate in tempi diversi e grazie al lavoro di gruppi diversi cosicché, pur nella ricchezza delle offerte, si percepisce la mancanza di una gestione coordinata, che permetterebbe invece di ottenere maggiore impatto e contemporaneamente una gestione più efficace delle risorse. È chiaro che l’attuale mole di lavoro, ma anche quella che può prevedersi nel futuro, richiede l’impegno a tempo pieno di alcune persone, ma anche il contributo di molte altre, che dedicano solo parte del loro tempo per fornire contenuti e materiali, controllare la correttezza scientifica di contenuti, incontrare i media o il pubblico ecc. Inoltre coordinamento significa anche presentare un’immagine coerente dell’Ente, che oggi non traspare appieno; un vero e proprio brand (che significa nello stesso tempo marchio e stile) riconoscibile in ogni prodotto e attività, con un conseguente effetto di accumulo e di moltiplicazione dell’impatto in termini di conoscenza e fiducia. Un brand preciso, che accompagni una diffusa consapevolezza della natura e dei compiti dell’Istituto, è reso indispensabile anche dalla necessità di differenziarlo da altri enti che si muovono nel medesimo ambito, primo fra tutti il Dipartimento della Protezione Civile. La comunicazione dell’Istituto è resa più difficile (ma nel contempo più necessaria, anzi di importanza nazionale) dalla necessità di muoversi secondo due principali binari: Da un lato ci sono le attività che potremmo dire dei “tempi di pace”: in assenza di crisi (quali eventi catastrofici) l’Istituto si impegna a promuovere una migliore cultura scientifica, anche in vista della convivenza con un rischio ambientale impossibile da eliminare. Dall’altro, nei “tempi di guerra”, ossia in presenza di eventi catastrofici in corso (ma anche della loro sola presenza mediatica) l’Istituto deve rispondere ai bisogni di informazione dei cittadini, ponendosi come fonte autorevole di conoscenze. Dato tutto ciò, occorrerebbe: Produrre un piano di comunicazione a breve e medio termine, che tenga presente obiettivi, pubblici, risorse e risultati attesi (e questo documento può offrire materiale per la discussione e la preparazione di tale piano) e una prima definizione del brand dell’Istituto e delle linee guida per la sua azione comunicativa. Disegnare una struttura unica per realizzare questo primo piano, come poi per valutarne i risultati e aggiornarlo periodicamente; una struttura forte perché organizzata in modo chiaro ma anche perché in possesso di linee guida condivise, e in questo modo capace di integrare i contributi di persone diverse in un unico sforzo coerente (si veda nelle conclusioni a pagina 29 una proposta di organigramma). Definire delle sotto strutture dedicate alle diverse aree di intervento, di cui l’ufficio stampa in senso tradizionale è solo una componente. Pur nella specificità degli ambiti, queste strutture dovranno essere capaci di dialogare e lavorare insieme quando determinati progetti lo richiedano (anche da qui la necessità di una direzione generale coerente). La struttura dovrebbe essere quindi organizzata per “dipartimenti” ma anche per progetti (ad esempio l’open day è un progetto a cui collaborano ufficio stampa, ufficio didattica ecc.). Preparare protocolli e linee guida che permettano di passare da un funzionamento “normale” a un funzionamento in tempi di emergenza, istituire cioè una vera e propria unità di crisi anche per i problemi della comunicazione (verso i media, tradizionali e non, ma anche direttamente verso le popolazione colpite). Mettere in atto dei processi di valutazione, in modo da poter periodicamente confrontare sforzi, obiettivi e risultati. Questi processi non devono essere visti come mero controllo, ma come modalità di riflessione e crescita, secondo cioè la logica delle formative evaluation, che sono uno strumento interno di lavoro e non già uno strumento esterno di giudizio. Citiamo in questo sommario anche tre idee forti, emerse durante il seminario di giugno, che potrebbero completare (ma in parte anche aiutare a riordinare) le attività di comunicazione dell’ente: La preparazione di protocolli e di linee guida per la comunicazione dell’Istituto in tempi di emergenza e in tempi “normali”, e la predisposizione di una unità di crisi anche per la comunicazione. Masterclass per giornalisti e operatori dei media. Dato il ruolo fondamentale che i giornalisti possono giocare ora come alleati, ma talvolta anche come avversari dell’Istituto (quando, ad esempio, alcuni hanno cavalcato l’affare Giuliani), instaurare un rapporto di fiducia e conoscenza più stretta con alcuni di questi, grazie a periodiche giornate di aggiornamento a loro dedicate, potrebbe rivestire un’importanza strategica. La giornata nazionale dei terremoti, un evento annuale, con grande rilevanza mediatica, che sulle orme dell’Open Day 2011 (ma anche delle omologhe iniziative straniere) permetta di costruire progressivamente una consapevolezza diffusa della mitigazione e della gestione del rischio. Infine vorremmo chiarire che questo lavoro di analisi e riflessione progettuale sulla comunicazione dell’istituto, a cui tutti i partecipanti agli incontri hanno contribuito con entusiasmo e competenza, non deve in alcun modo essere visto come una critica all’esistente, ma come la naturale evoluzione di un’area che dopo molti anni di attività proficua in situazioni anche difficili, grazie all’esperienza acquisita, può porsi obiettivi più ambiziosi.